レポート提出も時短！ChatGPTを使って難解な文章の要約を頼もう！

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ChatGPTは文章の要約に最適です。ビジネスシーンでの活用としてZOOMなどのミーティングの内容を要約してレポートにまとめたり、専門家が書いた難解な文章を要点をまとめて理解しやすくするなどできます。
今日は、ChatGPTの要約をビジネスシーンで活用する方法とそのメリットをお伝えします。

ChatGPTで要約する方法

ChatGPTを使って要約する方法を例を２つの例を挙げて紹介します。

例①ミーティングの内容を要約する方法

ZOOMなどレコーディングから文字お越した文章をChatGPTに「要約して」と依頼することで要約してもらえます。

まず文字お越ししたそのままの文章が以下です。１時間程の内容は8000文字程あり、会話の「えっと」「あっ」などの音がかなり多くこれを要約するだけでも実際には一苦労です。

この長文の要約をChatGPTにお願いします。

プロンプト：「以下の内容を要約して5つのポイントにまとめて。」

1分程で要約してくれます＾＾

例②難解な文章を要約する方法

例えば、政府の資料から考察したい場合など指示すればまとめてくれます。
例）マイナンバー情報連携に係る実態調査について（総務省データ）

プロンプト例：以下の内容を小学生でもわかりやすい文章にまとめて、表にしてください。

プロンプトの指示につづけて要約してほしい文章をコピー＆ペーストします。

※実際のChatGPTの画像です。

ChatGPTの回答は以下の通りです。

プロンプトで小学生でもわかるようにと指示をしたので、もう少し詳しくしてくださいと追加でChatGPTに指示すると、詳細を増やしてくれます。

オフィスシーンでChatGPTの要約で得られる５つのメリット

ChatGPTに要約をお願いすると、どんなメリットが得られるか？をChatGPTに尋ねてまとめてもらいました。
ChatGPTは文章を生成する、要約するだけでなく、アイディア出しにとても活用できます。
今回使ったプロンプトは「ChatGPTを使って文章の要約をすることで職場ではどんなメリットが考えられますか？」です。その回答が以下の5つの回答です。

1. 時間の節約:
長いレポートやメール、会議の記録を素早く理解できます。要約を利用することで、従業員はより少ない時間で情報を把握し、他の業務に集中することができます。

2. コミュニケーションの改善:
要約は情報を明確かつ簡潔に伝えるために役立ちます。それにより、誤解を減らし、効果的なコミュニケーションを促進します。

3. 意思決定の支援:
重要な情報が要約されていれば、管理者やチームリーダーは迅速かつ効果的に意思決定をすることができます。重要なポイントを素早く理解できるため、より良い判断が下せます。

4. 知識の共有と記憶の促進:
要約は情報を整理し、重要なポイントを強調するので、知識の共有が容易になり、記憶にも残りやすくなります。

5. 文書管理の効率化:
要約を使って重要な文書を整理することで、情報を検索しやすくなり、文書管理がより効率的になります。 これらのメリットを通じて、全体の生産性の向上、エラーの減少、より良い意思決定、そしてストレスの軽減につながることが期待されます。

まとめ

今日はChatGPTを使って「文章の要約」する方法を伝えました。文章の要約は、時間や労力の削減というメリットだけでなく、仕事全体の生産性をあげる、エラーやミスを減らす、そして、より良い意思決定、そしてストレスの軽減につながることが期待できます。ぜひ活用してくださいね。